Az adatszolgáltatás teljesítését szigorú szankciókkal kényszeríti ki a közösségi jogszabály. Az 555/2008/EK rendelet 59. cikke alapján az adatszolgáltatást elmulasztó tagállamok EU-s ágazati támogatása csökkenthető, amennyiben az adatszolgáltatás késik, vagy pontatlan.

Ahogy a telepítési jogok szabályozásáról szóló korábbi részekben már említettük, 2013. augusztus 1-től jelentősen meg fog változni a szőlőültetvények telepítési (fajtaváltási, pótlási) és kivágási engedélyeinek kiadása. A telepítések és kivágások engedélyezése, valamint a hozzá tartozó telepítési jogok nyilvántartásának vezetése az MVH-tól a HNT-hez kerül át.

A Bortörvény 7. §-a alapján árutermő, törzs- és kísérleti célú borszőlőt telepíteni, illetve kivágni a hegybíró engedélyével lehet. A telepítéskori tőkeszám 25%-ot meghaladó hiányának pótlása (a borszőlőültetvény hiányzó tőkéi helyének beültetése, ideértve a döntést és a bujtást is), vagy az ültetvény más fajtára történő cseréje esetén a telepítésre vonatkozó rendelkezéseket kell alkalmazni. Árutermő szőlőnek az 1000 négyzetméternél nagyobb területű borszőlővel beültetett szőlőültetvényt kell tekinteni, tehát 1000 négyzetméter alatti szőlőültetvény telepítéséhez vagy kivágásához nincs szükség engedélyre. Az engedélyezési eljárás részletes szabályait a 38/2013. (V. 24.) VM rendelet tartalmazza.

Az engedélyek kiadásának folyamata ugyan eddig is a hegybíróknál indult, de augusztustól az egész eljárás a hegybíróknál kezdődik és fejeződik be. A 38/2013. (V. 24.) VM rendelet 4-8. §–ai foglalkoznak a telepítési és kivágási engedélyezéssel. Ennek alapján a kérelmet a terület fekvése szerinti hegybírónak kell benyújtani. Aki még nem hegyközségi tag a kérelem benyújtásakor, annak a kérelem benyújtása előtt a szőlészeti és a borászati adatszolgáltatás, valamint a származási bizonyítványok kiadásának rendjéről, továbbá a borászati termékek előállításáról, forgalomba hozataláról és jelöléséről szóló 127/2009. (IX. 29.) FVM rendelet 3. §-ában meghatározott gazdasági akta számot kell kérnie. Ezen túlmenően, ha még semmilyen mezőgazdasági támogatást sem vett igénybe, akkor MVH ügyfél-azonosító számot is kell igényelnie.

A kérelem benyújtása előtt hasznos, ha a kérelmező tisztában van az ültetvény, vagy a terület tényleges, tulajdoni lapon jegyzett, tulajdoni viszonyaival. Ezt a hegybíró az eljárás során ellenőrzi is. A kérelem benyújtásához valamennyi tulajdonostárs, haszonélvező, illetve az özvegyi joggal rendelkező személynek nyilatkoznia kell arról, hogy a telepítéshez, vagy a kivágáshoz hozzájárul.

Telepítési kérelem benyújtása előtt fontos, hogy az illetékes fővárosi és megyei kormányhivatal növény- és talajvédelmi igazgatóságának határozatát is be kell szerezni a talajvédelmi terv jóváhagyásáról, amely 1 évnél nem lehet régebbi. A talajvédelmi terv engedélyezésének eljárása a korábbi gyakorlattól eltérően elvált a telepítési engedélyezés eljárásától, így a telepítés engedélyezése is tervezhetőbbé vált. A talajvédelmi terv készítésének részletes szabályairól szóló 90/2008. (VII. 18.) FVM rendelet 3/A §-a alpján az ügyfél vagy a talajvédelmi szakértő kérelme alapján a hozzá beérkezett, az árutermő, törzs- és kísérleti szőlő (kivéve a csemege- és alanyszőlő) telepítését megalapozó talajvédelmi tervet, a talajvédelmi hatóság hagyja jóvá.

A telepítési kérelem benyújtásakor nyilatkozni kell arról, hogy a telepítéshez a kérelmező birtokában lévő újratelepítési jog, vagy a központi jogtartalékból történő vásárlásból származó jog kerül felhasználásra.

Amennyiben a benyújtott kérelem hiánytalan, azaz hiánypótlásra nincs már szükség, akkor a hegybíró 30 napon belül kiadja az engedélyt. A fajtaváltási és a kivágási engedély legfeljebb 3 évig lehet érvényes, míg a telepítési (pótlási) engedély a telepítéshez felhasználni kívánt újratelepítési jog időbeli hatályáig lehet érvényes.

Kivágási és a fajtaváltási engedély kiadását megelőzően a HNT a hiánytalan kérelmek legalább 5%-át helyszíni ellenőrzésre jelöli ki, amely véletlenszerűen történik. A helyszíni ellenőrzésre kiválasztott kérelmek esetében kivágási és a fajtaváltási engedélyt csak az illetékes fővárosi és megyei kormányhivatal, helyszíni ellenőrzéséről szóló jegyzőkönyve alapján lehet kiadni. Ilyen esetekben az eljárás az ellenőrzés időtartamával hosszabbodik meg.

A telepítés (fajtaváltás, pótlás) és a kivágás elvégzésének tényét a telepítés vagy a kivágás befejezését követő 15 napon belül írásban be kell jelenteni a hegybíró részére. Az illetékes fővárosi és megyei kormányhivatal a telepítés és fajtaváltás megtörténtét a vegetációs időszakban ellenőrzi. A kivágás tényét a hegybíró ellenőrzi.