A hegybíró nyilvántartásában rögzíti a szőlőültetvényekkel és a pincével kapcsolatos legfontosabb adatokat, amelyeket a gazdasági aktában rögzít. Az Európai Uniós jogszabályok értelmében a szőlőtermesztési és a borkészítési tevékenység bejelentési és adatszolgáltatási kötelezettség teljesítése mellett végezhető. Az erre vonatkozó kötelezettségek egy részét a gazdasági akta létrehozásával és naprakészen tartásával kell teljesíteni. Ezen kívül a hazai jogszabályok szerint ezen tevékenységek alapján - kevés kivétellel – hegyközségi tagsági viszonyt is létesíteni kell. A hegyközségeknél jelentkező adminisztratív feladatok elvégzése szükséges ahhoz, hogy a következő lépésként, a pincénk borászati üzemengedélyét megszerezzük.

A Bortörvény 24. §-a alapján árutermelési céllal borászati terméket előállítani, tárolni, kezelni, kiszerelni (a borok palackozását is kiszerelés alatt kell érteni) csak a hegyközség által nyilvántartásba vett és a NÉBIH Borászati és Alkoholos Italok Igazgatóság által engedélyezett pincészetben lehet.  A borászati üzem tehát olyan pince, amelyre vonatkozóan a NÉBIH a kérelmezett tevékenység végzésére vonatkozó engedélyt ad ki. A borászati üzem engedélyben a pincében folytatható tevékenységek köre pontosan meg van határozva.

A NÉBIH a Bortörvényben és a borászati üzemek működésének engedélyezéséről, valamint a tevékenységükre vonatkozó higiéniai szabályokról szóló a 25/2010 (III. 19.) FVM rendeletben meghatározott feltételek teljesülése esetén ad borászati üzemengedélyt. Az engedély kiadásával egyidejűleg a NÉBIH a borászati üzemet nyilvántartásba veszi, amely közhiteles hatósági nyilvántartásnak minősül. A NÉBIH a nyilvántartást honlapján is közzéteszi. A nyilvántartás tartalmazza a borászati üzem üzemeltetőjének nevét, címét, a borászati üzemben végezhető tevékenységek felsorolását, palackozásra vonatkozó tevékenység engedélyezése esetén a palackozó üzem kódját, nyilvántartásba vételének dátumát.

Az üzemengedély kérelmezéséhez szükség van MVH regisztrációs számra, vagy NÉBIH partnerazonosító számra. MVH regisztrációs számmal azok rendelkeznek, akik az MVH-n keresztül igényeltek már agrártámogatást. NÉBIH partnerkódja azoknak van, akik a NÉBIH-hel vagy korábbi nevén MgSzH-val olyan ügyfélkapcsolatba kerültek, melynek során bekerültek a Hivatal partnertörzsébe. Amennyiben egyik számmal sem rendelkezik a kérelmező, abban az esetben a NÉBIH T1-es számú nyomtatványát kell kitölteni. A borászati üzemengedélyt a NÉBIH 5050 számú nyomtatványának kitöltésével lehet kérelmezni.

A kérelmezési eljárásban a kisebb borászati üzemek javára a jogszabályok könnyítéseket tesznek. Az egyszerűsített eljárás az évi 250 hektóliter alatt termelőkre vonatkozik.

A kérelmen fel kell tűntetni a borászati üzem üzemeltetőjének nevét, címét, cég esetén a cégbíróságon a cégjegyzékbe bejegyzett nevet, székhelyet, a borászati üzem pontos helyét. Ezen kívül név szerint kell feltűntetni a szakmai tevékenységért felelős személy nevét, aki a borászati üzem napi tevékenységét viszi. A kérelemhez csatolni kell a borászati üzem feletti rendelkezés igazolását (tulajdon, bérlés, stb.), a pince helyszínrajzát. Ha a pincében kanna- és palackmosás is történik, és nem a helyi ivóvíz szolgáltató által szolgáltatott vizet használnak, akkor a felhasznált víz megfelelő minőségét igazolni kell.

A 250 hl/év mennyiséget meghaladó borászati terméket előállító borászati üzemengedélyt kérőknek, valamint a kiszerelési tevékenységet végezni szándékozóknak üzemmérettől függetlenül, a kérelemhez csatolni kell a 25/2010 (III. 19.) FVM rendelet 4. § (4) bekezdésben felsorolt dokumentumokat is. A borászati hatóság a 250 hektoliter alatti üzemmérettel rendelkező, de palackozási tevékenységet is végezni kívánó üzemek esetén elfogadja a benyújtó által összeállított dokumentumokat is, nem szükséges ehhez értő szakember megbízása a mellékletek elkészítéséhez.

A Bortörvény a borászati üzemek higiéniai szabályait nem részletezi. A 25/2010 (III. 19.) FVM rendelet 5. §-a tartalmazza azokat az alapvető higiéniai szabályokat, amelyeket a borászati üzemeknek is be kell tartaniuk. Ezek a szabályok nem tartalmaznak olyan szigorú előírásokat, mint az élelmiszer-előállító üzemekre vonatkozó szabályok.

Az eljárás része, hogy a kérelemben foglaltakat a NÉBIH helyszíni szemle során ellenőrzi.

Az üzemengedély adminisztrációs terhei szempontjából lényeges, hogy az engedélyezési eljárás díjmentes. Az engedélyt a NÉBIH határozatlan időre adja ki. A borászati üzem működésének megszüntetését legkésőbb a megszűnést követő 8 napon belül be kell jelenteni a NÉBIH és a hegyközség részére. Az adatváltozást a kérelem értelemszerű kitöltésével lehet a NÉBIH részére bejelenteni.

Nem adható engedély olyan borászati üzemnek, ahol nem szőlőalapú alkoholos termékek előállítását, tárolását, kezelését vagy kiszerelését végzik. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy a borászati üzemengedéllyel rendelkező pincékben csak borászati terméket lehet előállítani. A borászati üzemre vonatkozóan szabályozás alapján, a Bortörvény 20. §-a szerint borászati termék előállításához vagy kezeléséhez meg nem engedett anyagokat a borászati üzemben nem lehet tárolni. A borászati hatóság a meg nem engedett anyag tárolása miatt minőségvédelmi bírságot szabhat ki. A borászati termékek előállításához felhasználható anyagok körét a 606/2009/EK rendelet 3. cikke határozza meg.